Mit einem Überblick in den Arbeitstag starten.
E-Mails und Kalender waren die größten wiederkehrenden Herausforderungen in meinem Arbeitsalltag. Welche Nachrichten sind wichtig? Was steht diese Woche an und was muss ich dafür vorbereiten?
Vorbereiten statt zusammensuchen.
Eine priorisierte Postfachübersicht und Antwortvorschläge auf Grundlage der gesamten E-Mail-Konversation.
Anstehende Termine mit Hinweisen, was dafür noch vorbereitet werden muss.
Unterstützung für wiederkehrende Arbeit im eigenen Alltag.
Morgens erhalte ich eine Übersicht der neuen E-Mails in Slack. Wichtige Nachrichten werden sortiert und Antworten vorformuliert. Eine wöchentliche Kalenderübersicht ergänzt die Vorbereitung auf anstehende Termine.
Vorgehen & Beitrag
Wiederkehrende Informationsarbeit gezielt vorbereiten.
Die Herausforderungen im eigenen Arbeitsalltag identifizieren und mit n8n eine passende Automatisierung aufbauen. Das System selbst nutzen und bestehende Abläufe weiterentwickeln.
Die Unterstützung im Überblick
Von verstreuten Informationen zum vorbereiteten Überblick.
E-Mails und Kalender liefern die Informationen. Die Automatisierung bereitet sie auf, damit die weitere Bearbeitung mit einem Überblick beginnen kann.
Informationsquellen
E-Mails und Termine
Neue Nachrichten und anstehende Kalendereinträge bilden die Grundlage.
Postfach & KalenderAutomatisierung mit n8n
Sortieren und vorbereiten
Wichtige Nachrichten werden priorisiert, Newsletter und Werbung unterschieden. Antwortvorschläge berücksichtigen die gesamte Konversation.
Einordnen, priorisieren, vorformulierenFür den Tag und die Woche
Den Überblick erhalten
Morgens kommt die Postfachübersicht in Slack an. Eine wöchentliche Kalenderübersicht ergänzt Hinweise zur Vorbereitung.
Nachrichten & TerminvorbereitungWeitere Bearbeitung durch den Menschen
Prüfen und weiterarbeiten
Übersichten und Antwortvorschläge unterstützen die eigene Bearbeitung. Sie ersetzen keine persönliche Entscheidung.
Vorbereitete Informationen als Arbeitsgrundlage
Beschrieben ist eine persönlich genutzte Anwendung in Weiterentwicklung. Automatischer E-Mail-Versand und automatische Terminbuchungen gehören nicht zum dargestellten Ablauf.
Der Hintergrund
Weniger zusammensuchen. Vorbereitet weiterarbeiten.
Die wiederkehrenden Fragen am Morgen.
Ausgangspunkt waren Herausforderungen im eigenen Arbeitsalltag: Welche neuen E-Mails sind wichtig? Was steht diese Woche an? Und was muss für kommende Termine noch vorbereitet werden?
Daraus entstand eine Automatisierung mit n8n, die Informationen aus Postfach und Kalender für die eigene Bearbeitung aufbereitet.
Nachrichten einordnen und Antworten vorbereiten.
Die Automatisierung kontrolliert jeden Morgen das Postfach. Neue E-Mails werden eingeordnet, wichtige Nachrichten priorisiert und Newsletter sowie Werbung unterschieden. Die Übersicht kommt im eigenen Slack-Kanal an.
Für wichtige E-Mails werden Antworten auf Grundlage der gesamten Konversation vorformuliert. So steht für die weitere Bearbeitung bereits ein Vorschlag zur Verfügung.
Auch die kommende Woche im Blick behalten.
Einmal pro Woche ergänzt eine Übersicht der anstehenden Termine den morgendlichen Überblick. Hinweise zur Vorbereitung zeigen, was für kommende Termine noch berücksichtigt werden muss.
TeamOfMany wird von Steven Harr selbst genutzt und weiterentwickelt. Der Case beschreibt diese eigene Anwendung. Eine gemessene Zeitersparnis ist bisher nicht dokumentiert.
Begriffe und Abkürzungen
- n8n
- Das verwendete Werkzeug, mit dem die automatisierten Abläufe aufgebaut wurden.
- Slack
- Das Kommunikationswerkzeug, in dem ich meine morgendliche Postfachübersicht erhalte.
- TeamOfMany
- Der Name meines persönlich genutzten Systems zur Unterstützung bei E-Mails und Kalender.